Lotes cerrados

Introducción

El siguiente contenido explica como deben gestionarse los lotes de la presentación, como deben ser escaneadas las recetas, como hacer la autoría, así como también la manera en que se debe generar la carátula.

El proceso consta de 3 etapas

  • Carga de la presentación y lotes: Al iniciar una quincena, cada farmacia traerá la presentación con sus respectivos lotes. Estos contendrán las recetas que pueden ser auditadas.
    1. Cargar recepción de la presentación
    2. Carga de los lotes
  • Auditoría: Una vez asociadas las imágenes del lote, se realiza la auditoría y posteriormente se definir los débitos.
    1. Auditoría
    2. Débitos
  • Creación de carátula: Una vez concluida la auditoría se procede a generar la carátula para controlar los totales.
    1. Crear carátula

Carga de la presentación y lotes

Carga de la presentación

Es el proceso para dar ingreso a la recepción de la presentación quincenal de la farmacia.

Aplicación

Se realiza antes de comenzar con la auditoría.

Procedimiento

  1. Apertura de la presentación (si todavía no ha sido creada)

    1. Hacer click en recepciones
    2. Con el botón agregar y completar los siguientes datos
      • Periodo
      • Fecha desde
      • Fecha hasta
      • Fecha de Presentación
      • Estado: Abierto
      • Presionar agregar

  2. Ir hasta recepción por prestador (este paso se realizará con cada presentación que tengamos que auditar) y hacer click sobra la opción "agregar automático"

    1. Cargar la gerenciadora IMED (para APROSS) FARMAPAMI (para PAMI)
    2. Obra Social
    3. Código farmacia
    4. Número de presentación (que está en la carátula de presentación)
    5. Presionar buscar
    6. Seleccionar el modo de auditoría (MONITOR)
    7. Presionar guardar

Carga de lotes

La carga de lotes se realiza con la finalidad de poder auditar todas las recetas autorizadas por un prestador en una quincena.

Aplicación

Se realiza luego de haber generado la recepción por prestadores y antes de comenzar a auditar.

Procedimiento

  1. Escaneo de recetas Ver
  2. Descargar Información autorizaciones de IMED O FARMAPAMI Ver
  3. Asociar Imágenes Ver

Descargar Información IMED o FARMAPAMI

En esta sección se exportará del validador la información de las recetas. Los datos de interés de las mismas son los medicamentos incluidos, sus precios, coberturas, como así también el estado en el que se encuentran.

Aplicación

Se realiza antes de asociar las imágenes.

Procedimiento apross
  1. Para APROSS ingresar a IMED http://www.imed.com.ar/ con el código de farmacia y contraseña pertenecientes al prestador.
  2. Cierre de lotes
  3. Lotes Ir a Consultar lotes generados en el mes.
  4. Seleccionar el financiador y plan.
  5. Descargar cada lote presionando "Exportar CSV"

  6. Se descargar un archivo con el nombre que corresponde con el número de lote.

    Nombre Ejemplo
    nro_lote.csv 32718723.csv
Procedimiento pami
  1. Para PAMI ingresar a http://www.pamiweb.handlerfacaf.com.ar/ con el código de farmacia y contraseña pertenecientes al prestador. Y luego a FARMAPAMI https://farma.pami.org.ar/
  2. Exportación de Carátulas
  3. Ingresar número de carátula (de presentación) Hacer clik en Ver Lotes
  4. Presionar Descargar en cada lote (1 por vez)

  5. Se descargar un archivo con el nombre que corresponde con el número de lote.

    Nombre Ejemplo
    nro_lote.csv 1786326.csv

IMPORTANTE: Asegurarse de descargar todos los lotes a auditar, y que el proceso de asociación posterior se realice desde la misma terminal que se descargó el archivo.

Asociar imágenes

En este proceso se establece la relación entre las recetas escaneadas del lote del prestador con la información descargada de IMED o FARMAPAMI.

Aplicación

El procedimiento descripto a continuación debe realizarse luego de tener recetas digitalizadas y de haber descargado la información de IMED.

Procedimiento
  1. Dirigirse al menú del sistema "Auditoría → Auditoría de recetas".
  2. En "N° Recepción" elegir el prestador y la quincena con la que se debe trabajar.
  3. En la pestaña "Carga" presionar e ingresar el número de lote a procesar.
  4. Luego el sistema traerá las imágenes escaneadas del lote junto con la información descargada del validador.
  5. Elegir el plan y obra social del lote
  6. Presionar "Procesar"
  7. El sistema nos llevará a la pestaña auditoría.

Auditoría de lotes

Auditoría

En esta instancia se realiza la auditoría propiamente dicha de las recetas que competen a la presentación que se está realizando.

Aplicación

El procedimiento descripto a continuación se realiza por cada lote ingresado para detectar posibles débitos.

Procedimiento

  1. Dirigirse a la pestaña auditoría para comenzar con la misma. Antes de empezar hay que controlar que todas las imágenes están asociadas con la información de IMED, caso contrario asociar manualmente.

    Asociación manual:
    1. Usamos el filtro "Recetas sin reconocer" para listar solo las recetas sin asociar.
    2. Hacer doble click sobre la fila de cada imagen y se abrirá una ventana emergente. Dicha ventana nos permite buscar la receta por: N° de receta/ Autorización/ Afiliado, teniendo en cuenta la imagen seleccionada elegimos la opción que corresponda, para asociarla.
    3. Repetir el proceso con la lista de imágenes sin reconocer.

  2. Para iniciar la auditoría, hacemos doble click sobre la primera receta y se abre la pantalla de auditoría.
    A → Visor de Imágen: Muestra tanto el frente como el dorso de la receta digitalizada.
    B → Listado artículos reconocidos: Artículos que fueron reconocidos de la receta por el código de barra.
    C → Listado artículos IMED: Artículos autorizados por IMED.
    D → Número de orden: Número y clasificación de la receta según la fecha y hora de autorización.
    E → Fechas: Fechas de prescripción/emisión, venta y autorización.
    F → Selector frente / dorso de la receta.
    G → Listado de débitos posibles.
    H → Monto total de la receta y a cargo de la Obra Social
    I → Receta Siguiente / Anterior
    J → Finalizar auditoría

Como auditar

  1. Ingresar fecha de prescripción/emisión de la receta.
  2. Ingresar fecha de venta que generalmente coincide con la fecha de autorización.
  3. Controlar frente y dorso de la receta para detectar débitos, en caso de encontrar alguno, seleccionarlo y si fuera necesario detallarlo. Para detallar hay que hacer click derecho sobre el débito seleccionado y elegir la opción detallar. Se abrirá una ventana donde el auditor podrá realizar una descripción más especifica del débito.
  4. Para darle término a la auditoría de esta receta hacer click en finalizar y automáticamente se pasará a la siguiente receta a auditar.

Control posterior a la auditoría

  1. Utilizar el filtro de estados para visualizar solo las recetas con débitos o sin auditar (hacer click sobre el botón verde), y así tener un control de lo auditado.
  2. Seleccionar el filtro "Recetas con diferencias" para controlar si no hay diferencias de precios en lo auditado.

Importante

Controles automáticos:

  • Débitos referidos a fechas.
  • Reconoce los troqueles pegados, marcándolos con una línea que puede ser Verde: Cuando coincide el troquel con lo autorizado. Rojo: Cuando no coincide el troquel con lo autorizado. Amarillo: Cuando la receta no fue reconocida automáticamente (se asoció de forma manual), será responsabilidad del auditor controlar que los troqueles coincidan con lo autorizado.

Controles que son responsabilidad del auditor:

Firma y sello del médico. Que lo prescripto coincida con lo entregado. Cuando los troqueles están pintados en amarillo o no fueron reconocidos. En el dorso datos del tercero, firma en el ticket, firma y sello de la farmacia. Es de suma importancia en caso de tener errores en la receta marcar los débitos, para que cuando reingrese la receta corregida se pueda generar el histórico de la misma.

Débitos

Muestra las recetas que luego de ser auditadas se encuentran con débitos. Aquí se puede decidir si van a ser incluida en la carátula o no, definiendo uno de los siguientes estados (envida corregida, enviada sin corregir, no enviada)

Aplicación

Esta opción es usada una vez concluida la auditoría de todos los lotes de la presentación.

Procedimiento

  1. En el menú lateral izquierdo hacer click en "Débitos".
  2. De la lista de débitos colocar el estado definitivo pudiendo ser: "Enviada corregida- enviada sin corregir- no enviada".
  3. Presionar Imprimir el listado de débitos.
  4. Enviar mail (se enviará al correo guardado en la base de datos de la farmacia, el listado de débitos e imágenes de las recetas)

Creación de carátula

Una vez realizada la auditoría se generar la carátula.

Aplicación

Luego de terminar la auditoría de todos los lotes de la presentación.

Procedimiento

  1. Ingresar a la opción del menu "Auditoría -> Auditoría de recetas"
  2. Hacer click en la opción del menú lateral izquierdo "Carátula", esto abrirá una pantalla para el calculo de la carátula
  3. Presionar Recalcular. (En la parte de la derecha aparecerán los débitos que no serán incluidos).
  4. Controlar los totales con la presentación e imprimir.